En Tomilli tuvimos la oportunidad de conversar con Rafael Hernández, Chairman en World Meetings Forum (WMF) sobre sus tres días de evento en Los Cabos, México como parte de la reactivación del turismo de reuniones y esto fue lo que nos contó:
¿Por qué apostar por la reapertura de eventos sin tener un panorama claro frente al Covid-19?
Primordialmente por la preocupación de la economía en esta industria de las reuniones; si bien estamos conscientes que aún los tiempos no son seguros y no podemos dar certeza de que el virus está erradicado, tenemos que aprender que nos quedan unos seis o siete meses más con este tipo de convivencia.
Y por esto, la preocupación más grande es que la gente no solo se puede morir a causa de esta enfermedad, sino que también la gente se está muriendo de hambre; si frenamos la economía y frenamos la industria de reuniones que abarca la hospitalidad, centros de convenciones, hotelería, proveedores y todo lo que genera la rama económica de un evento pues por supuesto preocupa y aún más cuando hablamos de destinos que tienen una vocación al 100 por ciento por el turismo; y si estos destinos no reaperturan y no empiezan a reactivar la industria, habría una total tragedia.
¿Cómo cautivar a los asistentes a eventos ante el miedo y la incertidumbre que aún está presente por el Coronavirus?
Hoy, lo que todo el mundo quiere es seguridad y tranquilidad; esto es lo que las personas buscan a donde sea que vayan, ya sea un hotel, un restaurante o a la casa de un familiar. Ya está evidenciado que la estructura hotelera, aeropuertos, transportadores y los centros de convenciones cuentan con procesos y protocolos de bioseguridad. Lo que nosotros le sumamos a este proceso fue un ingrediente clave: el testeo y el screening, en donde todos los asistentes al evento pasaron por una serie de cuestionarios que permitían conocer sus posibilidades de contagio, además contamos con pruebas rápidas antes y durante el evento.
Con esto garantizamos que cualquier persona que no pasara este proceso no podría viajar ni asistir al evento; gracias a estos procesos podemos determinar que se aisló cualquier posible riesgo en una reunión.
¿Dónde pueden consultar los organizadores de eventos para conocer los protocolos de bioseguridad?
Nuestra directora ejecutiva, Linda Garzón y el equipo de WMF se dio a la tarea de recopilar diferentes manuales que existen sobre “best practices” por la asociación mundial del turismo, la OMC, OMS, UFI y todas las asociaciones que emitieron su manual. Lo que hicimos en el equipo de WMF fue crear nuestro propio manual para implementar en el evento y ponerlo a disposición de todos los asistentes a través de la página web.
Hoy, hemos compartido con comités y con la industria poniéndolos a su disposición para ayudar y dar nuestras recomendaciones porque a pesar que tenemos 11 años de existencia como WMF, este año nos convertimos en un laboratorio en donde fuimos el primer evento que reactivó la industria.
Por eso, liderar con el ejemplo implica movernos a través de la pasión por los eventos y aún más cuando hablamos de reactivar nuestra industria, porque lo que más nos importa en estos momentos es que esta industria se reactive lo más pronto posible.
Reactivar la industria del turismo de reuniones:
En las primeras fechas que daban en México y en el mundo, nos hablaban que era una pandemia de dos o tres meses y de los famosos picos de la curva; por eso siempre vimos que el evento de WMF estaba planeado para una fecha exenta de riesgo en el mes de agosto o septiembre; obviamente eso fue un error, pero fue entendible debido a que estamos hablando de una pandemia de la cual no se conocía su comportamiento. Pero, con esto lo que hizo nuestro equipo fue poner ciertos indicadores en un semáforo para que como fuéramos avanzando fuéramos definiendo la realización del evento hasta llegar al 8 de junio que era nuestra fecha del no regreso y si decidíamos seguir adelante lo íbamos a hacer con todo lo que esto implicaba.
Por supuesto sabíamos que muchas cosas podrían ir cambiando así que hablamos con todos los compradores, proveedores, patrocinadores y con cada uno fuimos validando la forma de trabajo; fue una decisión colaborativa entre todos los principales actores del evento siguiendo paso a paso cada momento con las adecuaciones pertinentes de los manuales de seguridad del estado de Baja California Sur, que es donde se alberga nuestro destino y por supuesto, adecuándonos a nuestro propio manual, fue un trabajo exhaustivo porque cada día cambiaron las cosas.
El 18 de septiembre tuvimos nuestro cierre y podemos confirmar que cumplimos los 14 días posteriores al evento y podemos decir que fue un evento exento de contagio.
Sabemos que muchos eventos han migrado a lo digital, ¿no temen que a un futuro esto se vuelva tendencia y se vea afectado el turismo de reuniones?
Como reacción inmediata ha sido una solución correcta, pero todo el mundo sabe que no es lo mismo la reunión digital que la reunión presencial; nosotros tuvimos un evento híbrido porque contamos con personas que participaron de manera digital; sobre todo destinos a los que no pudieron asistir por el cierre de fronteras tuvieron la posibilidad de estar presentes inclusive contamos con speakers que dieron la conferencia de manera digital.
La tendencia de eventos híbridos se va mantener, pero seguramente vamos a ver que los eventos presenciales van a reforzar muchísimo la experiencia de poder estar ahí, los eventos digitales se han dado por un tema de circunstancias y se le agradece a la tecnología por poder acercarnos, pero las personas están cansadas de los Webinars y de las reuniones virtuales, ahora la gente quiere encontrarse y hacer negocios.
